Eisenhower, GTD, Eat the Frog: Was die Klassiker leisten – und woran sie scheitern

Es gibt vermutlich mehr Methoden, Aufgaben zu ordnen, als Menschen, die sie konsequent anwenden. Vier davon tauchen in fast jedem Ratgeber auf. Alle vier sind brauchbar, und alle vier haben eine Stelle, an der sie dich allein lassen. Wer die Stelle kennt, kann die Methode trotzdem nutzen, nur eben ohne Enttäuschung.

Die Eisenhower-Matrix

Zwei Achsen, vier Felder: wichtig oder nicht, dringend oder nicht. Wichtig und dringend wird sofort gemacht, wichtig und nicht dringend geplant, dringend und unwichtig delegiert, der Rest gestrichen. Die Matrix wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben, populär gemacht hat sie Stephen Covey.

Was sie leistet: Sie zwingt zur Unterscheidung zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit, und das ist die Unterscheidung, die im Alltag am häufigsten verloren geht. Die laute Mail ist dringend. Die Altersvorsorge ist wichtig. Ohne die Matrix gewinnt die Mail jedes Mal.

Woran sie scheitert: An der Frage, was in welches Feld gehört. Die Matrix bewertet jede Aufgabe für sich, und für sich betrachtet ist erstaunlich vieles „wichtig". Nach einer Woche stehen zwanzig Aufgaben im Feld oben links, und die Matrix ist wieder eine Liste. Sie sagt außerdem nichts darüber, was von den zwanzig zuerst kommt.

Getting Things Done

David Allens System aus dem Jahr 2001 ist weniger eine Methode als ein Betriebssystem: alles erfassen, alles klären (Ist es eine Aufgabe? Was ist der nächste konkrete Schritt?), nach Kontext ordnen, wöchentlich durchsehen.

Was es leistet: GTD hat verstanden, dass ein Kopf voller offener Schleifen nicht denken kann. Der Zwang, jede Aufgabe auf den nächsten physischen Schritt herunterzubrechen („Zahnarzt anrufen" statt „Zähne"), ist die wertvollste Idee des Buchs. Und der Wochenrückblick ist das, was das System am Leben hält.

Woran es scheitert: Am Aufwand. GTD verlangt Pflege, und wer die Pflege zwei Wochen aussetzt, hat kein System mehr, sondern ein Archiv. Außerdem bleibt GTD beim Priorisieren bewusst vage: Allen vertraut darauf, dass man im Moment intuitiv richtig wählt, wenn die Liste vollständig ist. Das ist eine optimistische Annahme über Menschen, die gerade müde sind.

Eat the Frog

Brian Tracys Regel von 2001 in einem Satz: Mach die unangenehmste, wichtigste Aufgabe als Erstes am Morgen. Der Frosch ist gegessen, der Rest des Tages ist leichter.

Was sie leistet: Sie nimmt der Prokrastination ihren besten Verbündeten, die Uhrzeit. Morgens ist die Willenskraft am größten, die Ablenkung am kleinsten. Eine schwere Sache, bevor die Mails kommen, ist oft mehr wert als fünf leichte danach.

Woran sie scheitert: Sie sagt nicht, welcher Frosch. Wer sechs unangenehme Aufgaben hat, steht morgens vor genau der Entscheidung, die die Methode zu ersparen versprach. Und sie bevorzugt die Aufgabe, die sich am schlimmsten anfühlt, nicht die, die am meisten bringt. Das ist nicht dasselbe.

Die Ivy-Lee-Methode

Die älteste der vier, angeblich 1918 vom PR-Berater Ivy Lee für den Stahlmanager Charles Schwab entwickelt: Schreib am Abend die sechs wichtigsten Aufgaben für morgen auf, in Reihenfolge. Arbeite sie von oben nach unten ab. Was liegen bleibt, wandert auf die Liste von übermorgen.

Was sie leistet: Sie trennt das Entscheiden vom Arbeiten, und zwar zeitlich. Die Reihenfolge wird am Abend gemacht, mit klarem Kopf, nicht am Morgen zwischen zwei Nachrichten. Die Begrenzung auf sechs zwingt zur Auswahl.

Woran sie scheitert: Am Bewerten. „Die sechs wichtigsten" setzt voraus, dass man vergleichen kann, und dafür gibt die Methode kein Werkzeug. Sie ist ehrlich darin: Sie verlangt die Entscheidung, aber sie hilft nicht dabei.

Die gemeinsame Lücke

Alle vier Methoden haben ein Muster: Sie sind gut im Strukturieren und schwach im Bewerten. Sie sagen, wohin eine Aufgabe gehört, sobald man weiß, wie wichtig sie ist. Aber wie wichtig sie ist, muss man selbst wissen.

Und genau das ist schwer, aus zwei Gründen. Erstens bewerten die Methoden Aufgaben isoliert, während Wichtigkeit immer relativ ist: Die Steuererklärung ist nicht an sich wichtig, sondern wichtiger als das Angebot, weil die Frist in fünf Tagen abläuft und die Strafe real ist. Zweitens hängt die Bewertung an der Lebenslage. Für jemanden, dessen Betreuung gerade wackelt, ist „Schwimmkurs buchen" keine Freizeitfrage, sondern die Voraussetzung dafür, abends überhaupt arbeiten zu können.

Keine der Methoden kennt diese Zusammenhänge. Sie stellen die Frage „Wie wichtig?" und lassen dich mit der Antwort allein.

Was das für die Praxis heißt

Nutz die Methoden für das, was sie können. Eisenhower für die Unterscheidung zwischen dringend und wichtig. GTD für den nächsten konkreten Schritt und den Wochenrückblick. Eat the Frog für die Uhrzeit. Ivy Lee für die Begrenzung auf wenige Aufgaben und die Entscheidung am Vorabend.

Und beim Bewerten: Vergleiche. Nimm nie eine Aufgabe für sich, sondern immer gegen die anderen. Und schreib dir einmal auf, wie deine Lage gerade ist: was knapp ist, was wackelt, was du erreichen willst. Diese zwei Dinge, Vergleich und Kontext, fehlen den Klassikern. Sie sind genau der Teil, den ein Werkzeug übernehmen kann, wenn es die Liste nicht nur speichert.